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忘年会・新年会の季節が近づいてきましたね!

初めての方も、そうじゃない方も幹事に任命されると仕事をしながら準備をしなくてはならないので大変だと思います。

しかし、それだけ信頼してもらっている証でもあります。

頑張って幹事役をこなす為に、まずは忘年会のスケジュールを立てることから始めましょう。

 

<幹事の心得とは?>

幹事には忘年会当日のプログラムを円滑に進めるという重要な役割があります。

幹事を受けた忘年会の規模が部署別なのか、それとも会社全体で開催されるものなのかそれによってやり方が違ってくるでしょう。

まずは、今までの幹事経験者の方にポイントなど押さえておきたいことを尋ねてみましょう。(開催場所や予算など)

次に会社の先輩や同僚にリサーチを始めます。(食事内容、ゲームなどを行う場合はどんな商品だと嬉しいかなど)

そして、そこから忘年会の進行をイメージしていきます。予定表を作り、役割分担を決め、余興を計画し、進行表を作って事前の準備をしていきます。

 

☆当日に気をつけたいこと

幹事も一緒になって忘年会を楽しみたいところではありますが、幹事はスタッフに徹することにしましょう。

常に会場全体に目を配り、お皿やグラスが空けば下げに行き、盛り下がっている席があれば積極的に参加して盛り上げるなど大変ですが頑張ってくださいね。

 

<忘年会のスケジュールを立てる>

次のようなスケジュールを立てて準備を進めていきます。

 

①日にちと時間を決める

②予算を立てる

③お店と料金を決める

④案内メールの作成

⑤進行予定表を作る

⑥挨拶の依頼

Year-end party2

(出典:http://www.ac-illust.com/)

 

①日にちと時間を決める

主要参加者の参加可能な日にちを考慮し、独断で日時を決定するのはNGです。

役職が高い方から予定を聞くようにしましょう。

 

②予算を立てる

参加者の出欠を確認する前に大体の予算(場所)を決めておきましょう。

決まったら参加者におおよその日時・場所・予算を伝えます。

 

③お店と料金を決める

お店選びは幹事向けのサイトがあるので、それを利用すると便利です。

ただし、事前に社長や専務、参加される社員の方の好きな食べ物・嫌いな食べ物はしっかりとリサーチしておきましょう。

会場の仮予約をお店に取ります。この時、お店側に正式な申し込みは何日後になる、もし変更又はキャンセルする場合は変更可能な期限を聞いておくようにしましょう。

Year-end party3

(出典:http://www.ac-illust.com/)

 

④案内メールの作成

日程が決まれば参加者に案内メールを送ります。案内はまず一番に社長へ届けましょう。

出欠確認の締め切りを明記し、確認が取れ次第お店の仮予約を本予約にします。

 

⑤進行予定表を作る

挨拶・余興の持ち時間を決めましょう。余興、ゲームをする場合はその時間も考慮します。

 

⑥挨拶の依頼

乾杯の挨拶、司会、余興担当を依頼します。その際、持ち時間も合わせて伝えます。大掛かりな余興で準備が必要であれば打ち合わせもしておいた方が良いでしょう。

 

☆集金・支払

参加者のリストを作り、誰が払ったか明確にしておきます。後で未収の人がいるという事態は避けたいですね。

 

<案内メール>

忘年会のスケジュールが決まったら参加者に案内メールを送りましょう。

 

件名:【要返信】忘年会詳細ご案内の件

本文:お疲れ様です。

恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが下記内容ご確認の上、○○月○日○○時までに

△△までご返信いただけますようよろしくお願いいたします。

 

1.日時  ○○月○○日(○) 19:30~

2.場所  居酒屋△△△

JR海潮駅 東口から徒歩2分(Tel.00-0000-0000)

居酒屋△△△ http://xxxx.xxxx.xx

3.参加費 男性4,000円/女性3,000円

 

当日は豪華賞品(はずれなし)の当たるゲームなども用意しております。

原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

 

当日の出欠については、このメールの返信にて、

○○月○日までに ◇◇宛にてお知らせください。

件名を変えずに送信お願いします。

………………………

☆☆部 ◇◇(内線999)

E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx

携帯 000-0000-0000

………………………

 

(出典:http://www.jp-guide.net/businessmanner/event/kanji_nomikai.html)

 

☆案内文(テンプレート)

上手い文章を思いつかない、案内文を作成する時間がない、という方は無料のテンプレートを利用するのも一つの手です。

Year-end party4

(出典:http://www.ac-illust.com/)

 

○ビズオーシャン:様々なビジネス書式が無料でダウンロードできます。(無料会員登録が必要)

http://www.bizocean.jp/doc/detail/108647/

 

○フィデリ:ビジネス文書が無料で使い放題。(無料会員登録が必要)

http://format.fideli.com/format/r_id_fme_fmu_463_domain_format_.html

 

 

忘年会といえども準備や管理は仕事をするのと一緒。

会社の皆さんに楽しんでもらえるよう、大変かもしれませんが頑張って幹事をやり遂げましょう!

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